关于印发《中国石油大学（华东）合同管理办法（修订）》的通知
校属各单位：
现将《中国石油大学（华东）合同管理办法（修订）》印发给你们，请认真遵照执行。
中国石油大学（华东）
2022年5月4日
中国石油大学（华东）合同管理办法（修订）
第一章 总 则
第一条 为规范学校合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，依据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条本办法所称合同，是指学校作为一方当事人与其他自然人、法人或其他组织之间为设立、变更或终止民事权利义务关系而订立的书面协议。
第三条 合同的签订和履行应当遵守国家法律法规，遵循协商一致、平等互利、等价有偿、诚实信用等原则。
第四条学校对合同事务实行“统一指导、归口管理、分级审批、全程监督”的工作机制。
第五条 未经相应的审批和授权程序，任何部门和个人不得以学校名义或学校所属非法人单位、部门的名义对外订立合同。任何部门和个人不得超越审批、授权范围订立合同。
第六条本办法的适用范围包括学校校属各单位及学校其他非法人实体等因工作需要以学校名义对外签订的书面合同。
第七条学校充分利用信息化技术，加强合同信息化管理，推行合同管理系统，实行合同线上审批。
第二章 合同事务管理主体
第八条学校合同事务由综合管理部门、归口管理部门、合同承办单位及其承办人、监督监管部门依各自权责进行管理和办理。
第九条法治办公室是学校合同事务的综合管理部门，统一指导监督学校合同事务，承担以下主要职责：
（一）制定学校合同管理基本制度，解释和修订合同管理办法；
（二）对学校重大合同进行合法合规性审核；
（三）协调处理合同管理中的各类重大问题；
（四）在学校法律顾问的配合下，为校内各单位办理合同事务提供法律咨询和相关管理服务；
（五）根据工作需要，组织开展合同管理相关业务知识培训。
第十条学校对合同实行分类归口管理制度，获得学校授权的相关职能部门是学校合同事务的归口管理部门，根据业务范围对特定类型合同进行归口管理，主要职责包括：
（一）制定并完善归口管理合同的管理细则、工作流程等相关制度；
（二）负责业务范围内的合同审核、备案、监督、检查；
（三）监督和指导合同承办单位正确行使合同权利、履行合同义务；
（四）协调处理归口管理范围内的合同纠纷及法律诉讼；
（五）起草、拟定、完善业务范围内各类合同范本；
（六）对归口管理范围内的合同进行统一归档；
（七）学校授权范围内的其他工作。
第十一条学校按其职责范围授权以下部门对合同进行归口管理：
（一）党委学生工作部（武装部）：负责管理全日制本科生、研究生事务等相关的合同；
（二）研究生院：负责管理研究生层次的人才培养、合作办学、联合培养、研究生实习实践基地、招生等相关的合同；
（三）教务处（荟萃学院）：负责管理全日制本科层次的人才培养、教学研究、实践教学、招生及学历继续教育、非学历继续教育（含各类培训）等相关的合同；
（四）科技处、重大项目办公室：负责管理自然科学类科研项目等相关的合同；
（五）文科建设处：负责管理人文社会科学类科研项目等相关的合同；
（六）人事处、人才工作办公室、党委教师工作部：负责管理人事人才、劳动（聘用）劳务等相关的合同；
（七）国际交流与合作处、港澳台事务办公室、国际教育学院：负责管理与国外及港澳台地区的合作与交流及来华留学生招生、管理等相关的合同；
（八）国有资产管理处：负责管理固定资产出租出借、对外投资、处置及设备家具订货等相关的合同；
（九）实验室管理处：负责管理特种设备的维护保养、公安管控实验材料的购置、分析测试加工服务等相关合同；
（十）合作发展处：负责管理国内战略合作、全方位合作等框架类协议及社会捐赠等相关合同；
（十一）基建处：负责管理基本建设工程、改建工程、扩建工程、材料设备采购及服务等相关的合同；
（十二）信息化建设处：负责管理网络与信息技术服务等相关的合同；
（十三）后勤管理处、东营科教园区后勤保障处：负责管理相关职责范围内的教育部修购专项（房屋修缮类、基础设施改造类、设备资料购置类）项目、校内维修专项项目、后勤服务类和能源消耗类等相关的合同；
（十四）图书馆、博物馆（筹）：负责管理涉及图书文献资源采购、服务及博物馆建设等相关的合同；
（十五）国家大学科技园办公室：负责管理学校科技成果转化（含技术转让、许可、作价投资）、校地共建技术转移机构等相关的合同。
上述归口管理以外的其他合同，由相关单位根据职能范围和管理权限负责管理；归口单位不明确或者难以确定的，由承办单位提出申请，经法治办公室请示学校法定代表人或分管校领导同意，就专门事项授权或临时授权确定归口管理部门。如学校对校内职能部门和直属单位进行职责调整，按调整后的职责范围对合同实行归口管理。
第十二条为了更好地落实放管服改革，学校授权职能部门、学院、实体化运行的研究机构可以签订不涉及学历学位、资金标的，并与人才培养、科学研究活动相关的非经济类合同、协议。 各承办单位、个人签订合同、协议之前，应及时向归口管理部门沟通报备。
具体包括：
（一）全日制在校本科生、研究生实习、实践、就业、创业合同、协议；
（二）全日制在校本科生、研究生联合培养与交流合同、协议；
（三）全日制在校本科生、研究生课程建设合同、协议；
（四）党建合作类合同、协议；
（五）其他不涉及具体金额的，并与人才培养、科学研究活动相关的非经济类合同、协议。
第十三条 合同承办单位，是合同主要内容涉及的单位，是合同订立和履行的执行主体，负责合同文本的起草、送审、履行、建档等工作，对所签合同的可行性、合法性、真实性、合理性负责。主要职责为：
（一）负责所承办合同的可行性分析论证；
（二）负责对合同对方的主体资格、资质、信用状况、履约能力等进行审查；
（三）负责对合同及其标的的真实性、合理性、必要性、效益性、风险性进行审查与论证，并提出论证意见；
（四）负责合同的洽谈和起草，从业务层面和管理责任层面对合同条款进行严格把关，保证合同内容符合法律法规、本办法及学校其他有关规定，并与招投标或协商谈判内容一致，条款表述核对无误，合同款项有相应的经费来源和预算支持等；
（五）负责将合同提交归口管理部门审查，配合归口管理部门做好相应的归口管理工作；
（六）负责办理法律、法规规定的审查、登记或备案等手续；
（七）负责具体履行合同，跟踪掌握合同履行情况，处理合同纠纷；
（八）收集、保管合同签订及履行过程中形成的有关资料，按有关要求进行建档；
（九）其他具体合同事务。
第十四条 合同承办单位主要负责人是合同事务的管理责任人，对合同的签订履行承担管理责任。承办单位应视具体情况，在本单位指定1~2名正式在岗工作人员作为合同承办人，承担谈判、签订、履行、归档等合同有关事务。
第十五条 纪委办公室、监察处，财务处和审计处是学校合同管理的监督监管部门，分别依据各自职能，对合同签订、履行、变更、终止和存档等合同事务的全过程进行监督。
（一）纪委办公室、监察处履行以下职责：监督党员干部在合同管理中认真履职、规范行使权力；受理在合同管理中违纪行为的举报及申诉；检查党员干部在合同管理中的违纪行为，并提出处理建议。
（二）财务处履行以下职责：审查项目的经费预算事项是否符合国家相关法律法规及其他规范性文件的要求；审查合同中资金拨付和使用事项是否符合学校财务管理制度等。
（三）审计处负责依据国家法律法规和学校相关规定对合同进行审计审查，重点审计合同业务的内部控制情况。
第三章 合同文本的拟定
第十六条学校订立合同必须遵守国家法律、法规和政策规定，本着平等互利、协商一致和诚实互信的原则进行。任何部门和个人不得利用合同损害学校利益，严禁以学校名义签订经济担保合同，未经批准不得以学校名义签订投资或借贷合同。
第十七条 订立合同前，合同承办单位应对合同相对方的主体资格、委托代理权限、经营范围、履约能力、经济实力、社会信誉等情况进行详细调查。合同对方当事人的主体资格、资信状况或履约能力等重要事项不清晰的，应在全面查证之后再订立合同，必要时可要求对方提供履约担保；查证过程中发现确有问题的，不得与其订立合同。
第十八条 学校倡导使用标准合同文本，合同承办单位应优先选用标准合同文本，如采用标准合同文本过程中涉及重大条款变动，由合同承办单位或归口管理部门报学校审定后方可变更。
第十九条 合同双方对重要条款存在重大分歧或需要技术、法律支持的，合同承办单位可以邀请相关部门和法治办公室参与合同谈判与文本拟定工作。
第四章 合同文本的审批
第二十条学校综合考虑合同性质、标的额大小、合同对学校的影响程度和重要程度等因素，将合同分为重大合同和一般合同，并根据分级建立不同的审批制度，具体由各归口管理部门根据实际情况自行确定。重大合同主要包括以下八种情形：
（一）申请成立法人或其它社会组织的合同；
（二）涉及学校形象、名誉等无形资产的合同；
（三）对外设立产学研合作机构或重大项目的合同；
（四）开展对外合作办学重大项目的合同；
（五）对外从事投融资、大额资金借贷等经营性活动的合同；
（六）涉及“三重一大”事项的合同；
（七）其他法律关系较为复杂、合同标的额较大或对学校利益有重大影响的合同；
（八）其他应按重大合同管理的合同等。
除重大合同以外的其他合同为一般合同。
第二十一条一般合同实行归口审批制度，主要程序如下：承办人拟定合同文本后，在学校办公自动化系统（以下简称OA系统）填写《合同审批表》，经承办单位负责人审核后，提交相关归口管理部门审批。
第二十二条重大合同实行会签审批制度，主要程序如下：
承办人拟定好重大合同文本后，在OA系统填写《重大合同审批表》或填写《中国石油大学（华东）重大合同审批表》（见附件），经承办单位负责人审核后，提交相关归口管理部门审批。合同内容涉及其他部门的，还需会签审批。
承办单位报分管校领导同意后，提交法治办公室审核。
合同承办单位将修改后的合同文本及会签部门、归口部门意见、法治办公室审核意见、分管校领导审核意见一并提交党委常委会议或校长办公会议审定，形成最终合同文本。
第二十三条 合同承办单位报送法治办公室审核时，应至少预留3~5个工作日的审核期限；如遇特殊情况需延长审核时间时，由法治办公室提出，与合同承办单位进行协商。
第二十四条重大合同会签审批过程中，相关会签部门应结合各自职责分工对合同内容严格把关，重点对合同是否必要和可行，是否符合国家现行的方针、政策、法律、法规和上位规范性文件的规定，是否体现和维护学校正当权益，是否有相关的经费预算支持，是否与学校已经签订的其他合同相冲突，是否符合程序和权限，条款表述是否规范、科学、准确、恰当作出审查，并在2个工作日内给出明确意见。
第二十五条重大合同会签审批过程中，多个会签部门之间如有不同意见由承办单位组织各方协商。经协商达成一致的可直接会签；无法达成一致或仍有重要分歧的，须签注书面意见，由承办单位连同合同文本和相关意见一起提交分管校领导审核，报校长办公会议或党委常委会议审批。
第二十六条 凡涉及学校“三重一大”事项的合同，须同时依据《中国石油大学（华东）“三重一大”决策制度实施办法》，履行相应审批程序。
属于采购和招标的各类合同，应当遵守相关法律法规和学校相关管理规定，履行相应的审批程序。需要进行招标的重大合同，其招标文件发布前应参照本办法的合同审批流程进行前置审查。
第二十七条涉密合同的审批与签订，应按照国家保密法律法规及学校相关规定执行。
第五章 合同的签订和用章
第二十八条 合同文本履行完相应的审批程序后，经学校法定代表人或授权代表签字，并加盖学校公章或相关合同专用章后，方为正式签订。
第二十九条 合同用章包括学校公章、合同专用章（由学校统一刻制并编号）。凡以中国石油大学（华东）名义签订的合同必须加盖学校公章或授权使用的相关合同专用章。
第三十条学校建立健全合同用章保管使用制度，严格审批、使用和登记程序。合同用章的使用应遵守学校关于印章管理的相关规定，任何人不得在尚未填写完整的合同示范文本、未经审批的合同文本或者空白纸张上加盖学校的任何印章。
第三十一条 承办单位在变更、解除合同或签订补充合同时，必须按规定用章，并确保与主合同用章保持一致。
第六章 合同的履行与纠纷解决
第三十二条合同一经签订便产生法律效力。合同承办单位负责跟踪合同的履行情况，保证合同得到全面、及时和有效的履行，确保学校的合法权益得到维护。
第三十三条 合同履行过程中，如需校内有关单位配合，合同承办单位可以自行或提请分管校领导协调有关单位提供协助，相关单位应积极配合。
第三十四条合同正式生效前，承办单位不得实际履行合同。合同生效后，必须全面、及时、有效履行合同，除法律另有规定或合同有约定外，不得擅自改变或转让合同义务。
第三十五条变更或终止合同，应当符合法定或约定的条件，并参照本办法规定的合同订立、审批与履行程序进行。
第三十六条 合同承办单位及其承办人在合同履行过程中如果发现签约时的条件或情势发生重大变化，继续履行合同将给学校造成重大损失，必须及时请示合同归口管理部门和法治办公室进行妥善处理。
第三十七条合同履行过程中如双方出现争议的，合同承办单位应积极与对方当事人协商解决。无法达成一致意见的，需要通过仲裁和诉讼程序解决的争议，合同承办单位应当提出处理意见，及时向归口管理部门、法治办公室和分管校领导报批，重大合同还需根据合同订立时的审批权限报校长办公会议或党委常委会议批准。
第七章 合同的保存与归档
第三十八条 合同归口管理部门是合同档案管理的责任主体，应对合同文本统一进行分类登记、编号、造册及归档，健全合同分类管理台账，对审核通过并签署的合同进行备案；合同承办单位负责收集整理合同履行过程中产生的各种文件资料，定期报归口管理部门存档；法治办公室应妥善保存重大合同合法性审查等材料。
合同归口管理部门应于每年年底将上一年度合同管理台账报法治办公室备案。
第三十九条合同存档范围包括合同文本以及合同签订过程中的补充协议、会议纪要、书面签证、往来信函、文书、电话记录、传真、电报、合同履行记录和索赔报告等文件材料，涉及重大合同的，还应保存会签有关材料。
第四十条合同档案一般不外借，确需借阅的，相关单位须说明理由，并经合同归口管理部门批准履行相关手续。
第四十一条 合同作为学校对外开展活动的重要法律依据和凭证，合同承办单位和相关责任人应当妥善保管有关文件，严格保守合同秘密。未经批准，任何人不得以任何形式泄露学校合同中涉及的国家秘密、军工秘密、技术秘密、商业秘密和内部工作事项等信息。
第八章 责任追究
第四十二条合同承办单位、归口管理部门和相关责任人在签订、履行、保存合同中，应严格遵守法律法规和本办法有关规定，认真履行职责，维护学校权益。因渎职、失职给学校造成损失的，学校有权依照有关规定追究责任。
第四十三条 相关部门和个人在合同事务中，存在以下情形之一，未给学校造成损失的，对直接责任人或负有领导责任的负责人进行批评教育；造成学校名誉损害或经济损失的，根据情节轻重，追究当事人的有关责任；涉嫌犯罪的，移交国家司法机关处理：
（一）违反程序和规定擅自对外签订合同的；
（二）未经授权或超越授权，擅自以学校名义签订合同的；
（三）应签订书面合同但未签订的；
（四）合同承办单位（归口管理部门）和有关人员没有按本办法的规定履行职责的；
（五）未经合同承办单位（归口管理部门）及相关部门签章确认，擅自给对方签收单据，或者私自补签单据的；
（六）丢失或者擅自销毁、隐匿合同或合同附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的；
（七）在学校处理合同纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持的；
（八）不按规定程序私自篡改合同内容和有关事项的；
（九）违反保密义务，给学校造成损害的；
（十）其他合同事项中严重损害学校利益和声誉的。
第四十四条 相关单位和个人在合同事务中出现了前款规定的十项情形等行为，在后续工作中能够积极采取补救措施最大限度地减少或挽回损失的，可依据有关规定减轻或者从轻处理。
第九章 附 则
第四十五条 合同归口管理部门应依据本办法制定与本单位业务相适应的合同管理实施细则和合同范本，报法治办公室备案。
第四十六条 校内各单位间的合同业务不适用本办法。具有独立法人资格的学校全资和控股企业，可参照本办法结合实际情况自行制定合同管理办法，加强合同管理，防范法律风险。
第四十七条 本办法由法治办公室负责解释。
第四十八条 本办法自发布之日起施行。《中国石油大学（华东）合同管理办法（试行）》（中石大东发〔2018〕24号）及《中国石油大学（华东）合同管理办法》（中石大东发〔2021〕45号）同时废止。
